Teams und Rollen

Der Zugriff in Paperless für Mitarbeitende hat drei Ebenen: Ihre Rolle in einem Studiengang, Ihr Team und der Zugriff, den Sie auf einzelne Anträge haben.

Rollen

Eine Rolle bestimmt, was Sie grundsätzlich tun können. Rollen lassen sich feingranular eingrenzen: auf einzelne Studiengänge, auf bestimmte Antragsarten oder auf eine Kombination aus beidem. Eine Rolle für Studiengang A gibt Ihnen keine Rechte in Studiengang B. Typische Unterschiede zwischen Rollen sind zum Beispiel, ob Sie Bescheide erstellen, signieren, Status ändern oder in bestimmten Gesprächen Nachrichten senden dürfen. Mit eigenen Rollen lassen sich auch besondere Fälle abbilden — etwa eine Rolle für Studienberater*innen oder für Personen, die zur Unterschrift berechtigt sind.

Ihre Rollen sehen Sie unter Rollen in der Navigationsleiste. Wenn etwas ausgegraut ist oder eine Meldung wie Sie können den … Status nicht ändern. erscheint, liegt es an der Rolle — fragen Sie Ihre Administratorin.

Teams

Ein Team gruppiert Mitarbeitende, zum Beispiel alle Mitarbeitenden eines Prüfungsausschusses. Eine Bescheidvorlage kann für Ihr ganzes Team sichtbar gemacht werden. Außerdem sehen Sie unter Team in der Navigationsleiste alle Mitglieder Ihres Teams auf einer Seite. Klicken Sie auf eine Person, um zu deren Profil zu gelangen und ihr dort Rollen zuzuweisen.

In ein Team werden Sie per E-Mail eingeladen. Die E-Mail hat den Betreff Einladung in das Team „…“ und verlinkt die Einladung, auf der die Details stehen. Sie können die Einladung dort annehmen — oder die E-Mail einfach ignorieren.

Zugriff auf einzelne Anträge

Jeder Antrag hat eine Liste der Personen mit Zugriff darauf, die unter Beteiligte angezeigt wird. Die Zugriffstypen sind:

• Lesender Zugriff — die Person kann den Antrag ansehen, aber nichts ändern.
• Lesend & Schreibender Zugriff — die Person kann den Antrag ändern, zum Beispiel den Status oder den Bescheid.
• Antragssteller*in — die Student*in (oder, bei Anträgen durch Mitarbeitende, die Student*in, für die der Antrag angelegt wurde).

Zusätzlich können Personen, die an einem Nachrichtengespräch auf dem Antrag teilgenommen haben, als Teilnehmer*innen dieses Gesprächs gelistet werden — siehe Nachrichten auf einem Antrag senden.

Warum ein Antrag (nicht) in Ihrer Übersicht erscheint

Die Übersicht zeigt die Anträge, auf die Sie Zugriff haben — das ergibt sich aus Ihren Rollen und aus manuellen Zuweisungen auf einzelne Anträge.

Folgen daraus:

• Sie sehen genau die Anträge, für die Ihre Rolle Sie berechtigt oder auf denen Sie manuell zugewiesen wurden. Ein Antrag, auf den weder das eine noch das andere zutrifft, erscheint für Sie nicht.
• Wenn ein Antrag fehlt, prüfen Sie zuerst unter Rollen, ob Ihre Rolle den Zugriff erlaubt — oder fragen Sie eine Kollegin, die den Antrag sehen kann.