Nachrichten auf einem Antrag senden

Nachrichten auf einem Antrag finden Sie im Tab Verlauf. Es gibt zwei getrennte Gespräche:

• Senden an Student*in — das Gespräch mit der Student*in. Die Student*in sieht und beantwortet diese Nachrichten in ihrer eigenen Ansicht.
• Senden an andere Mitarbeitende — ein internes Gespräch zwischen Mitarbeitenden. Die Student*in sieht diese Nachrichten nie.

Um eine Nachricht zu schreiben, klicken Sie auf Neue Rückfrage stellen, geben Sie Ihren Text ein (bis zu 4.000 Zeichen) und wählen Sie das Ziel. Wenn Ihre Rolle Ihnen das Senden von Nachrichten in einem Gespräch nicht erlaubt, zeigt das Nachrichtenfeld stattdessen Sie können keine Nachrichten senden.

Wer schreiben kann

Das Nachrichtenfeld zeigt nur die Senden-Buttons, für die Sie die Berechtigung haben. Jeder Button, den Sie sehen, bedeutet: In dieses Gespräch können Sie schreiben.

• Die Student*in kann nur in das Gespräch mit der Student*in schreiben.
• Die Mitarbeitende, der der Antrag zugewiesen ist, kann in beide Gespräche schreiben.
• Andere Mitarbeitende können in einem oder beiden Gesprächen schreiben, wenn ihre Rolle die entsprechenden Nachrichten erlaubt.

Wer eine Nachricht erhält

Das hängt davon ab, ob bereits Personen Teil des Gesprächs sind.

Wenn das Gespräch bereits Teilnehmer hat

Paperless erfasst, wer bereits an einem Gespräch teilgenommen hat. Sobald Sie in einem Gespräch eine Nachricht senden, in dem Sie noch nicht dabei sind, werden Sie automatisch hinzugefügt.

Ab diesem Zeitpunkt erreicht eine neue Nachricht in dem Gespräch genau die Personen, die Teil davon sind — niemanden anderen. Wenn mehrere Mitarbeitende an dem internen Gespräch beteiligt waren, werden nur sie (und im Gespräch mit der Student*in zusätzlich die Student*in selbst) über neue Nachrichten in diesem Gespräch benachrichtigt.

Wenn das Gespräch noch leer ist

Wenn noch niemand Teil des Gesprächs ist, weitet Paperless den Empfängerkreis, damit die Nachricht nicht verloren geht:

• Die Mitarbeitende, der der Antrag zugewiesen ist, wird benachrichtigt.
• Alle Mitarbeitenden mit Zugriff auf den Antrag werden benachrichtigt.
• Alle Benutzer*innen, deren Rolle vorsieht, über neue Nachrichten für Anträge im jeweiligen Status informiert zu werden, erhalten eine Benachrichtigung — also die für den Mitarbeiter-Status verantwortlichen Personen und, wenn der Antrag einen ZPA-Status hat, die für diesen verantwortlichen Personen.

Über Ihre eigenen Nachrichten werden Sie nicht benachrichtigt.

Was die Student*in erhält

Nachrichten im Gespräch mit der Student*in erreichen die Student*in per E-Mail. Nachrichten im internen Gespräch erreichen die Student*in nie.

Lesen, Bearbeiten und Löschen

• Eine Nachricht gilt als gelesen, wenn die Student*in sie betrachtet (im Gespräch mit der Student*in). Im Gespräch mit der Student*in können Mitarbeitende sehen, wann die Student*in eine Nachricht gelesen hat.
• Nur die Person, die eine Nachricht geschrieben hat, kann sie bearbeiten. Bearbeitete Nachrichten sind entsprechend markiert.
• Nur die Person, die eine Nachricht geschrieben hat, kann sie löschen — und nur interne Mitarbeitenden-Nachrichten können gelöscht werden. Nachrichten im Gespräch mit der Student*in können nach dem Versand nicht gelöscht werden.