Sonderfälle

Ein eingereichter Antrag enthält einen Fehler

Sobald eine Student*in einen Antrag eingereicht hat, ist der eingereichte Inhalt schreibgeschützt — Sie können einzelne Felder nicht ändern. Stattdessen:

1. Fragen Sie im Gespräch mit der Student*in im Tab Verlauf nach den fehlenden oder korrigierten Angaben.
2. Passen Sie den Bescheid an die korrigierte Situation an — zum Beispiel, indem Sie eine Datei berücksichtigen, die die Student*in danach hochlädt, oder indem Sie die korrigierten Daten bei der Erstellung des Bescheids einbeziehen.

Nicht der Inhalt des Antrags, sondern der Bescheid trägt das offizielle Ergebnis — dort landen Korrekturen letztlich.

Ein Antrag dauert länger als erwartet

Manche Anträge dauern berechtigt lange. Die Anerkennung früherer Leistungen ist das prominenteste Beispiel: Hier ist viel manuelle Arbeit pro Antrag nötig, und die Anzahl der Anträge ist hoch. In solchen Fällen kann die Bearbeitung mehrere Monate dauern.

Halten Sie dies vor einer Eskalation im Kopf: Eine lange Bearbeitungszeit ist nicht automatisch ein Signal, dass etwas feststeckt. Prüfen Sie zuerst den Tab Verlauf — wenn der letzte Eintrag aktuell ist und der Status zur Situation passt (zum Beispiel Warten auf Antwort), ist der Antrag einfach in der Warteschlange.

Ein Antrag muss abgelehnt werden

Wenn ein Antrag nicht gewährt werden kann oder sollte, setzen Sie den Student*innen-Status auf Wurde abgelehnt. Die Student*in sieht diesen Status sofort.

• Erklären Sie der Student*in den Grund in einer Nachricht im Gespräch mit der Student*in, wenn die Ablehnung des Antrags Fragen zulässt.
• Entwerfen Sie einen Bescheid, der die Ablehnung dokumentiert, falls Ihre Stelle für abgelehnte Anträge Bescheide ausstellt.
• Prüfen Sie anschließend die Status: Der Student*innen-Status zeigt die Ablehnung, und der Mitarbeiter-Status sollte die abgeschlossene Bearbeitung widerspiegeln.

Der Studiengang ändert sich während der Bearbeitung

Studierende können ihren Studiengang ändern, während ihr Antrag in Bearbeitung ist. Der Antrag bleibt dem Studiengang zugeteilt, für den er eingereicht wurde, und die für diesen Studiengang verantwortlichen Personen setzen die Bearbeitung fort. Wenn der Antrag nun eindeutig zu einem anderen Studiengang gehört, stimmen Sie sich mit dieser Stelle ab — alternativ kann der Antrag Personen des neuen Studiengangs zugewiesen werden.

Ein Bescheid basierte auf dem falschen Antrag

Wenn Sie einen Bescheid für den falschen Antrag oder mit falschem Inhalt erstellt haben, löschen Sie den Bescheid im Tab Bescheid. Paperless setzt die Status zurück (der Student*innen-Status geht zurück auf Ist eingegangen, der Mitarbeiter-Status auf Ist eingegangen, und der ZPA-Status wird gelöscht). Erstellen Sie anschließend den korrekten Bescheid und stellen Sie ihn bereit. Die Löschung wird im Tab Verlauf erfasst — siehe Downloads und der Verlauf.